【2021年度臨時総会】オンライン参加のみなさまへ

公益社団法人北海道社会福祉士会2021年度臨時総会オンライン参加の皆様
 
いつもお世話になっております。
今回、臨時総会にオンラインで参加いただくにあたり、何点かお願いがございます。
 
 
1.Zoomで表示されるお名前について
 
 今回の総会は、昨年同様、オンライン会議システム『Zoom』を使用します。※※新型コロナウイルス感染拡大に伴う蔓延防止措置により、経済産業書からも、法人総会実施に際し、参集する事への自粛を要請されているため※※
 ただし、開催の要件は例年参集する総会と変わりがないため、出席確認を確実に行う必要があります。
 
 皆様には、お送りしたURLで総会に参加する前に、Zoomでの表示名を『地区支部名』と『氏名(フルネーム)』で表示されるよう設定いただけますようお願い致します。
 前回の定時総会、臨時総会でも、表示されるお名前が「○○のiphone」や、ニックネームが表示されている場合があります。
 法人の総会では、例年であれば受付でお名前を確認する所ですが、前記の通り参集できない状況ですので、皆様にお手数をお掛けしますが、皆様各自のPCやスマートホンなどにおいて、Zoom表示名を、上記の通り『地区支部名』と『氏名』としていただけますよう、お願い致します。
 
 Zoomの表示名を変更する方法⇒⇒⇒⇒こちらを参照して下さい
 
2.待機室について
 
 メールでお送りしたURLをクリックすると、まず『待機室』に入ります。
 待機室から本来のミーティングルームへ移動するには、ホストの許可が必要になりますが、『Zoomで表示されるお名前』がニックネームなどのままだと、本当に会員の方か判別ができないため、ホストでは入室許可を出す事ができません。
 例年の総会で、部外者の入室を防ぐ措置と同様のものと理解いただければと思います。
 
 なお、当日は12時30分からミーティングルームへの入室許可を行う予定です。  
 
3.投票について
 
 今回、承認いただく議案が2件ございます。そのため、承認確認方法としてZoomの投票機能を使用します。投票方法は当日、開催前に説明致します。
 投票の画面はすべての参加者の画面に表示させますが、表示された箇所の『×』印を押して投票画面を閉じると、正確な投票数が算出できません。
 必ず「承認」または「反対」をチェックして送信されるようお願い致します。
 
 
4.カメラについて
 
 カメラ機能は必ず『オン』にして下さい。
 総会において、参加者が一旦退席した場合(トイレでも同じ)、以後の入室が認められません。
 オンラインでも、カメラ機能を『オフ』にした場合、その参加者は退席したものとみなされ、ホストによりミーティングルームから退出操作が行われます。
 オンラインで開催される場合でも、前記した通り開催の要件は何ら変更がないので、ご理解いただけますよう、お願い致します。
 
 
5.チャット機能について
 
 今回チャット機能は使用できません。
 以前は質問の受付をチャットで行いましたが、総会議事に関係のないやりとりが見られた為、今回の総会以降、チャット機能によるやりとりは行わないことと致します。
 なお、質疑の受付は、当日も説明しますが、Zoom機能の『手を挙げる』で行います。
 
 
6.オンライントラブルについて
 
 Zoomで様々な行事などを実施する際、毎回要項に記載しておりますが、無線LANやWi-Fiでの通信が中間の機材(ルーターなど)の不具合で切断される場合があり、それらを回避するため、できるだけ安定した環境での参加をお願いしております。
 上記にも記載しましたが、オンラインでのトラブルで退出された場合においても、例年の総会で議場を退出したものとみなされ、ホストは改めてミーティングへの入室許可をすることができません。
 ※※総会開会後、ミーティングルームは新規入室ができなくなります※※
 皆様には、安定したネットワーク環境でのご参加をいただけますよう、お願い致します。
 
 
7.Zoom使用方法について
 
 総会当日は、本会事務局スタッフは全員運営に携わっております。
 大変申し訳ございませんが、Zoom使用方法は参加者の皆様において予めお調べいただけますよう、お願い致します。
 
 
なお、今回の臨時総会についてのお問合せは、前日までに、本会事務局までお願いいたします。

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